Le portage salarial est différent du salariat classique ou du régime de la micro-entreprise, il vous offre l’opportunité de prendre en charge, sur votre compte d’activité, certaines dépenses relatives à votre activité professionnelle. Le portage salarial vous permet donc de bien gérer vos frais professionnels. Les règles comptables et fiscales liées à la gestion de ces frais peuvent en effet être vraiment difficiles à comprendre pour un indépendant qui commence à peine son activité. Découvrez alors dans cet article les conseils pouvant vous aider à gérer vos frais professionnels en portage salarial.

Négocier les frais de mission avec le client 

Les frais de mission en portage salarial, aussi appelés frais refacturables, sont les dépenses indispensables à l’exécution d’une mission précise pour une entreprise cliente. Cela peut concerner les frais de déplacements, d’hébergement ou bien de frais repas. Les frais professionnels portage sont différents du salaire et ne sont pas soumis aux frais de gestion de l’entreprise de portage salarial.

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En fait, les frais de mission font l’objet d’une négociation distincte lors de la conclusion du contrat avec le client. Ils ne sont pas intégrés au calcul du salaire du consultant et n’ont donc aucune incidence directe sur sa rémunération nette. En contrepartie, l’entreprise cliente s’engage à rembourser les frais de mission si vous présentez des justificatifs. Cela vous permet de vous faire rembourser les dépenses réelles engagées pour : 

  • Les déplacements ;
  • L’hébergement ;
  • Les repas.

Ce système assure une gestion transparente et équitable des dépenses relatives à la mission en cours, tout en préservant la rémunération du consultant. Par ailleurs, le régime du portage salarial procure un avantage considérable en termes de remboursement des frais de mission par rapport au statut de micro-entrepreneur. En effet, les micro-entrepreneurs ne peuvent pas demander un remboursement de leurs dépenses réelles. Par contre, ils bénéficient un abattement forfaitaire sur leur chiffre d’affaires, censé couvrir tous leurs frais professionnels.

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En d’autres termes, les micro-entrepreneurs dont les frais professionnels sont supérieurs à l’abattement forfaitaire ne peuvent pas prétendre à un remboursement supplémentaire. Cependant, le portage salarial permet aux consultants de se faire rembourser l’ensemble de leurs frais professionnels sur justificatifs. Ce système est ainsi plus avantageux pour les consultants qui ont des frais professionnels élevés.

Optimiser le salaire en portage salarial grâce aux immobilisations

Les immobilisations désignent des actifs durables acquis par l’entreprise pour servir son activité sur une longue période. Elles regroupent des biens corporels comme : 

  • Les machines ;
  • Les équipements ;
  • Les véhicules ;
  • Les outils et le mobilier de bureau.

La gestion efficace des immobilisations est importante pour garantir l’état financier de l’entreprise. En effet, elle impacte directement de nombreux aspects, à savoir :

  • Le suivi des investissements ;
  • La performance financière ;
  • La fiscalité : la gestion des immobilisations est cruciale pour la déclaration des impôts et peut influencer le montant des taxes à payer.

Même si les règles concernant les amortissements dépendent de chaque entreprise de portage salarial, en général les dépenses sont considérées comme immobilisables dans le cas où leur montant est supérieur à 500 € hors taxes. Ainsi, pour profiter de la déduction des immobilisations, il faut d’abord vérifier auprès de votre société de portage si elle prend en charge les immobilisations et si vous pouvez les comptabiliser sur votre compte indépendant. Enfin, n’oubliez pas de rédiger la facture au nom de la société de portage.

Déduire les frais liés au télétravail 

Les salariés portés ont le droit de déclarer des frais professionnels au titre des dépenses réalisées dans le cadre du télétravail. Ces frais sont déductibles de la rémunération du salarié. Il existe 3 types de catégories de frais relatifs au télétravail comme :

  • Les frais fixes : loyer, la valeur locative brute pour les propriétaires, taxe d’habitation, taxe foncière, les charges de copropriété et l’assurance habitation ;
  • Les frais variables : l’électricité, le chauffage, le gaz ;
  • Les frais exceptionnels : matériel comme le mobilier, le matériel informatique, les fournitures et consommables, l’abonnement téléphonique/internet.

Pour déduire ces frais, le salarié porté est tenu de :

  • Informer l’entreprise de portage salarial sur la proportion de la surface consacrée à l’activité professionnelle par rapport à l’ensemble de la superficie du logement pour qu’elle calcule le montant des frais fixes déductibles ;
  • Fournir les justificatifs de chaque dépense relative à l’activité professionnelle pour profiter du remboursement des frais exceptionnels.